La facturación en España está cambiando con la normativa antifraude y el sistema Verifactu. Para una clínica privada, esto significa que, si facturas con un programa informático, ese programa tendrá que cumplir unos requisitos técnicos concretos. Si lo eliges bien, tu día a día apenas cambia. (Esto es información general, no asesoría fiscal; consulta tu caso con un profesional.)
Qué es Verifactu
Es el sistema de la Agencia Tributaria para garantizar que los registros de facturación no se manipulen. Los programas de facturación deben generar las facturas de forma que queden encadenadas y sean verificables, con una huella digital y un código QR en cada factura. Existe la modalidad Verifactu (envío de cada registro a la AEAT) y la modalidad no Verifactu (sin envío, pero con más obligaciones técnicas: firma electrónica de cada registro, registro de eventos y conservación de los registros para entregarlos si Hacienda los pide).
Cuándo es obligatorio
El calendario legal vigente fija dos fechas: 1 de enero de 2027 para las sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) y 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de empresas. Pero el 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció que aplazará esas obligaciones a octubre de 2028, para hacerlas coincidir con la factura electrónica obligatoria entre empresas (la de las pymes y autónomos que no superan los 8 millones de euros). El aplazamiento tiene que aprobarse por una norma con rango de ley y publicarse en el BOE; hasta entonces, las fechas vigentes son las de 2027. En cualquier caso, si facturas con un programa informático, tendrá que cumplir los requisitos del sistema: adelantarse no cuesta nada y evita cambiar de herramienta con prisas.
¿Y si facturo con Word o Excel?
Depende de para qué lo uses. Según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria, un procesador de textos o una hoja de cálculo que solo sirve para escribir, imprimir y guardar las facturas queda fuera del Reglamento de sistemas de facturación, y lo mismo un simple listado de facturas emitidas con sus sumas. Pero si la hoja hace algo más, por ejemplo una macro que genera los libros registro del IVA o del IRPF, pasa a ser un sistema informático de facturación y tiene que cumplir todos sus requisitos. La Agencia Tributaria puede comprobar qué hace realmente tu herramienta.
Quedar fuera de Verifactu no te libra del reglamento de facturación de siempre: cada factura sigue necesitando numeración correlativa, los datos del emisor y del destinatario y el IVA o la mención de la exención. Y a mano es fácil saltarse un número, duplicar una factura o perder el histórico. Si tu caso no está claro, consúltalo con tu asesoría.
Qué cambia para tu clínica
Si facturas con un programa informático, cuando la obligación te alcance:
- Las facturas llevan una huella (hash) encadenada con la anterior y un código QR.
- El software debe registrar los eventos (alta, anulación) y no permitir borrar sin rastro.
- Necesitas tener bien definidos tus datos fiscales y tus series de numeración (facturas ordinarias, tickets simplificados, rectificativas).
Qué necesitas tener listo
Tu NIF y razón social correctos, las series de numeración configuradas y decidir la modalidad (Verifactu o no Verifactu). A partir de ahí, el programa debería encargarse de la huella, el QR y, según la modalidad, del envío a la AEAT o de la firma y el registro de eventos, sin que tengas que pensar en ello.
El IVA en sanidad
Muchos servicios sanitarios están exentos de IVA (art. 20.Uno.3º de la Ley del IVA), mientras que otros (estética sin finalidad terapéutica, por ejemplo) tributan al tipo general. Configura bien el impuesto por defecto y, si procede, la exención por servicio, para que cada factura salga correcta desde el principio.
Errores que conviene evitar
- Dar por hecho que tu Excel queda fuera: si además genera los libros registro (con macros, por ejemplo), tiene que cumplir los mismos requisitos que cualquier programa de facturación.
- Numeración inconsistente o saltos en las series.
- Emitir al 0 % de IVA por descuido cuando tu actividad no está exenta.
Cómo ayuda ClinicOS
ClinicOS emite cada factura con numeración correlativa en series configurables, huella encadenada, código QR tributario y registros de alta y de anulación en una sola cadena: una factura emitida no se edita ni se borra. Soporta facturas ordinarias y tickets simplificados, presupuestos que se convierten en factura, planes de pago a plazos y facturación a aseguradoras. Y te avisa si el IVA y la exención de tus servicios no cuadran. Todo dentro del mismo sistema con el que gestionas pacientes y agenda. Lo enlazamos con qué necesita el software de un centro sanitario.
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