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El catálogo de servicios

Cómo se rellena cada servicio y qué hace cada opción · ClinicOS-CRM

El catálogo de servicios es la pieza que conecta todo: cada servicio le dice a la agenda cuánto dura la cita, al presupuesto y la factura qué precio e IVA aplicar, al portal si el paciente puede reservarlo online, y al inventario qué materiales descontar. Esta guía explica el catálogo fila a fila, con lo que hace de verdad cada casilla.

1 · Cómo se organiza el catálogo

2 · Tres formas de crear un servicio

1

«Añadir nuevo servicio» — el formulario manual: nombre, especialidad, duración, precio y color. Ideal para servicios propios de tu centro.

2

«Importar desde catálogo maestro» — más de 600 servicios típicos por tipo de clínica, con duración y precio orientativos. Los nombres duplicados se omiten solos, así que puedes importar sin miedo.

3

«Duplicar» (icono de copia en cada tarjeta) — para crear variantes: el mismo tratamiento en 30 y en 60 minutos, o con precio de bono. Se copia la configuración completa: precio e IVA, opciones de reserva online, consentimiento, salas, equipos y materiales.

3 · La tarjeta de un servicio, fila a fila

Cada servicio del listado es una tarjeta con seis filas etiquetadas. Cada casilla tiene además su icono de ayuda «?» con el detalle.

Servicio

  • Color: identifica el servicio en listados y buscadores. Ojo: las citas de la agenda se pintan con el color del profesional, no con este. La convención recomendada es un color por especialidad (hay un botón para igualarlos de golpe).
  • Nombre: como quieras que aparezca en agenda, presupuestos y portal.
  • Especialidad: define quién puede realizarlo — todo profesional que tenga esa especialidad asignada en su ficha de Usuarios. La reserva online solo ofrece huecos de esos profesionales; en la agenda interna, asignar a otro avisa (o bloquea, si activas «exigir especialidad» en Agenda).

Cita y precio

  • Duración: el tamaño del hueco que la agenda busca y reserva. Para el mismo tratamiento en varias duraciones, usa «Duplicar».
  • Precio: se precarga en cada línea de presupuesto y factura, donde puedes cambiarlo caso a caso. Cambiar el precio del servicio no altera lo ya emitido — cada factura congela sus importes.
  • IVA: con el campo % vacío, hereda el IVA general de la clínica. Puedes fijar un % propio o marcarlo exento con su motivo legal (p. ej. «Art. 20.1.3º LIVA» para asistencia sanitaria), que aparecerá en la factura. El % efectivo se congela en cada línea al facturar.

Reserva online

  • 📱 Reservable en línea: aparece en el portal del paciente y en la página pública de reserva. Sin marcar, el servicio solo se agenda desde recepción.
  • Requiere aprobación: la solicitud online queda pendiente hasta que recepción la apruebe. Desmarcado, se confirma sola cuando hay hueco. Recomendado marcarlo en servicios largos o caros.
  • Cancelable en línea: el paciente puede anular desde su portal, siempre dentro del plazo mínimo que fijes en Comunicación → Portal y reserva online. Desmarcado, tendrá que llamar.

Consentimiento

  • Marca ✍️ Requiere firma y elige el documento: al crear una cita de este servicio se envía la solicitud de firma al portal del paciente (aviso y email) y queda en «Firmas pendientes».
  • Los dos campos van juntos: la casilla sin documento no envía nada (la propia tarjeta te avisa en ámbar).
  • No bloquea la cita por sí solo. Si quieres exigir la firma para reservar online o para iniciar/terminar la cita, activa esas opciones en Comunicación → Portal y reserva online.

Recursos

  • Especialistas (con agenda avanzada): panel informativo de quién puede realizar el servicio, deducido de las especialidades. Se cambia en Usuarios, no aquí.
  • Salas (con agenda avanzada): lista blanca de gabinetes. Sin marcar ninguna = cualquier sala vale; marcando, los huecos y la validación solo permiten esas.
  • Equipos (con agenda avanzada): equipos concretos siempre necesarios (el ecógrafo X) o pools («un sillón cualquiera de los 3»). Un equipo fijo obliga a que la cita tenga sala asignada.
  • Materiales: productos del inventario con su cantidad. Al pasar la cita a «terminada», el stock se descuenta solo (por lotes con caducidad si los hay). También alimenta el informe de margen por servicio.
  • Regla general de esta fila: vacío = sin restricción. Solo restringe lo que marques.

Estado

  • Activo: desmarcado, el servicio desaparece del modal de nueva cita, de presupuestos/facturas nuevos y del portal — pero conserva todo su historial y puedes reactivarlo. No cancela citas ya creadas.
  • Eliminar: borra el servicio del catálogo; las citas y facturas existentes no se ven afectadas.

4 · Puesta en marcha típica

1

Crea (o importa) tus especialidades y asígnalas a cada profesional en Usuarios.

2

Importa del catálogo maestro lo que encaje y crea a mano el resto. Ajusta duración y precio reales de tu centro.

3

Revisa el IVA: sanidad exenta (con su motivo legal) o % propio. Si dudas, el campo vacío hereda el IVA general de la clínica.

4

Si ofreces reserva online, marca qué servicios son reservables y cuáles requieren aprobación. Actívala en Comunicación → Portal y reserva online.

5

Vincula consentimientos a los servicios que lo exijan y, si controlas stock, sus materiales.

Empieza simple: nombre, especialidad, duración y precio bastan para trabajar. Las restricciones de salas y equipos son opcionales y puedes añadirlas cuando las necesites.

5 · Preguntas frecuentes

¿Por qué la agenda no usa el color del servicio?

Las citas se pintan con el color del profesional para distinguir agendas de un vistazo. El color del servicio identifica el servicio en listados y buscadores.

He cambiado el precio y la factura de ayer sigue igual.

Correcto: cada factura congela sus importes e IVA al emitirse (obligación fiscal). El nuevo precio se aplica a partir de ahora.

Marqué «Requiere firma» y no llega nada al paciente.

Comprueba que además elegiste el documento a firmar en el desplegable de al lado: sin documento no se envía nada.

¿Desactivar un servicio cancela sus citas?

No. Solo deja de ofrecerse para citas y documentos nuevos. Las citas ya agendadas siguen su curso.

¿El IVA del servicio afecta a los presupuestos?

El presupuesto usa el precio; el IVA del servicio (propio, heredado o exento) se aplica al facturar.

No marco ninguna sala, ¿es un error?

No: en las filas de recursos, vacío significa «sin restricción». Marca salas o equipos solo cuando el servicio de verdad los exija.