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Mensajería y comunicación con el paciente

Recordatorios, portal y avisos · ClinicOS-CRM

ClinicOS avisa a tus pacientes por cuatro vías que trabajan juntas: email y portal del paciente (siempre incluidos, sin coste) y, con el módulo de Mensajería (WhatsApp y SMS), recordatorios automáticos por WhatsApp o SMS. Cada paciente recibe lo que le corresponde según su preferencia, y todo lleva un enlace a su portal para confirmar o anular la cita sin llamar.

1 · Los cuatro canales

📧 Email

Siempre incluido, sin coste. Se envía a todo paciente con correo. Lleva la URL completa de su portal.

🌐 Portal del paciente

Su espacio privado: citas, presupuestos, facturas y documentos. El acceso se le manda al alta y en cada recordatorio.

🟢 WhatsApp

Canal de texto preferido (más barato y con enlace directo). Requiere el módulo de Mensajería.

📱 SMS

Respaldo de WhatsApp, o a petición expresa del paciente. Solo móviles españoles. Requiere el módulo.

Sin el módulo de Mensajería, el email y el portal siguen funcionando con normalidad; además puedes enviar los recordatorios por WhatsApp Web a mano y gratis (ver sección 5).

2 · Cada paciente elige su canal

En el alta y en la ficha del paciente hay un campo «Preferencia de comunicaciones» con cuatro opciones:

Por defecto: WhatsApp si está disponible; si no, SMS.
WhatsApp: siempre por WhatsApp.
SMS (petición expresa): el paciente prefiere SMS.
Solo email y portal: no recibe WhatsApp ni SMS (opt-out de mensajería).

El email y el portal no dependen de esta preferencia: son la base de la comunicación. La preferencia solo decide el canal de texto.

3 · Cuándo y cómo se envía

Automático, cada hora: avisa a las citas que entran en tu ventana de recordatorio (Configuración → Comunicación → Recordatorios y avisos: de 2 a 72 h antes).
Idempotente: cada cita recibe un único aviso por canal (no se reenvía), y nadie recibe WhatsApp y SMS a la vez.
En citas grupales, un mensaje por asistente.
Si el paciente es menor con tutor, el mensaje va a los datos del tutor.
Manual: desde el panel de cada cita en la agenda puedes enviar el recordatorio ahora mismo (email, SMS o WhatsApp Web) y marcarlo como enviado.

Un paciente marcado como «Solo email y portal» nunca recibe WhatsApp ni SMS, ni siquiera desde los botones manuales. Cambia su preferencia en la ficha si necesitas escribirle.

4 · El acceso al portal

Al dar de alta a un paciente con email, se le envía su acceso al portal (puedes desactivarlo o reenviarlo desde la ficha → Compartir portal).
El email lleva la URL completa del portal; el WhatsApp/SMS lleva un enlace corto más manejable.
El enlace corto es estable y reutilizable: es el mismo en cada mensaje, así que el paciente puede guardar el WhatsApp y pinchar ese enlace cada vez que quiera entrar.
Se renueva solo con cada recordatorio y caduca por inactividad (si el paciente deja de tener citas durante un tiempo, el acceso se limpia automáticamente — RGPD).

Desde el portal, el paciente puede confirmar o anular su cita, aceptar o rechazar presupuestos y descargar sus facturas — sin llamar a recepción.

5 · WhatsApp Web: envío manual gratis

Aunque no tengas contratado el módulo, puedes avisar por WhatsApp sin coste:

En el panel de una cita (agenda) o en Citas sin recordatorio, pulsa «WhatsApp».

Se abre WhatsApp Web con el mensaje ya escrito (usa las plantillas predefinidas). Solo tienes que pulsar Enviar desde tu WhatsApp.

Pulsa «Marcar enviado» para sacar la cita del listado.

La diferencia con el módulo: aquí lo envías tú a mano; el módulo lo hace automáticamente por WhatsApp/SMS sin que nadie tenga que estar pendiente.

6 · Coste y cupo compartido

El módulo incluye un tope mensual por usuario de tu plan, compartido entre WhatsApp y SMS.
Se mide en «mensajes equivalentes»: 1 SMS = 3 WhatsApp (WhatsApp es más barato). Es decir, cada 150 SMS incluidos equivalen a 450 WhatsApp.
El exceso sobre el tope se factura aparte, por mensaje, en tu siguiente factura.

El email y el portal no consumen cupo: son ilimitados y sin coste.

7 · Cómo activarlo

Contrata el módulo Mensajería (WhatsApp y SMS) en Planes y servicios (columna add-on de la matriz).

En Configuración → Comunicación → Recordatorios y avisos, marca «Enviar por SMS» y/o «Enviar por WhatsApp», elige el canal por defecto y ajusta la ventana de recordatorio.

Para SMS: da de alta el remitente con el proveedor (los alfanuméricos requieren validación en España).

Para WhatsApp: la plataforma gestiona la cuenta oficial y las plantillas aprobadas por Meta. Tú solo activas el canal.

8 · Ver el consumo

Configuración → Comunicación → Recordatorios y avisos: consumo del mes (mensajes usados / incluidos + desglose SMS y WhatsApp + exceso).
Planes y servicios → «Uso de tu plan»: barra de mensajería junto al almacenamiento.

Las cifras se actualizan a medida que el sistema envía los avisos.